Om de sociale veiligheid van onze leden te waarborgen willen wij ervoor zorgen dat vrijwilligerswerk voor en deelname aan evenementen van Helios een veilige ruimte biedt voor persoonlijke groei, ontwikkeling en plezier, waarbij welzijn, waardigheid en respect voor individuen op de voorgrond staan. Wij rekenen hieronder alle evenementen, vergaderingen en andere samenkomsten georganiseerd door Helios. Dit omvat, maar is niet gelimiteerd tot: borrels of feesten, educatieve- of actieve evenementen en bestuurs- of commissievergaderingen. Dit willen wij bereiken door een systeem met vertrouwenspersonen op te stellen en ook toestemming te vragen voor de verspreiding van beeldmateriaal en het benoemen van persoonlijke informatie (bijv. namen) van de leden op onze online platforms. Posten uit naam van Helios zal enkel en alleen via PR van het huidig bestuur gaan.
Wij willen een omgeving creëren waar pesten, intimidatie en seksuele intimidatie niet getolereerd worden, in welke vorm dan ook. De vereniging wil de veiligheid van de leden waarborgen en verzekeren. Aan de hand van het vastleggen van standaardgedrag en het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden in een handleiding willen wij een richtlijn geven aan diegenen die zich in een situatie bevinden waarbij zij onzeker zijn over hun veiligheid binnen de organisatie. Ook willen wij procedures vastleggen voor het melden van pesten en (seksuele) intimidatie, evenals de mogelijke gevolgen die daaraan verbonden zijn.
Daarnaast ontwikkelt Helios dit jaar een systeem waarbij een Confidentieel Contact Team (CCT) opgesteld wordt bestaande uit 1 Intern Confidentieel ContactPersoon (ICCP) uit het huidig bestuur en 1 Extern Confidentieel ContactPersoon (ECCP). Deze laatste zal voor de leden benoemd worden als “Extern Vertrouwenspersoon” en is een persoon buiten Helios zonder intieme persoonlijke relaties met mensen uit het huidig of voorgaand bestuur. Dit is essentieel om belangenverstrengelingen tegen te gaan. Deze contactpersonen zullen een eigen handleiding krijgen om te volgen, waarbij ook gesproken zal worden over vertrouwelijkheid en anonimiteit.
Wij vragen elk individueel lid trachten te handelen om ongepast gedrag tegen te gaan wanneer het wordt waargenomen (of het nu gaat om pesterijen of intimidatie). Dit betekent niet dat leden wordt gevraagd om consequent in te grijpen, maar wel om op elkaar te letten en aan de bel te trekken als dit nodig is. Zware en ernstige incidenten moeten worden gemeld aan de CCP volgens de procedure zoals vermeld in de handleiding.
Tot slot zal er een focus liggen op online veiligheid. Hierbij sturen wij een formulier naar onze leden om toestemming te vragen over het maken van beeldmateriaal en het verspreiden hiervan, en het verspreiden van persoonlijke informatie (zoals namen van leden). Binnen de vereniging zullen de afspraken van dit formulier nageleefd worden.
Studievereniging Helios 